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A cosa serve il programma Outlook?

Il programma Outlook fa parte della suite di Microsoft Office. È un tipo di software che opera come PIM (Personal Information Manager), studiato per migliorare e facilitare l’organizzazione delle attività, sia lavorative che personali. Il software è un must in qualsiasi ufficio che si rispetti: permette di monitorare e pianificare gli appuntamenti, conservare appunti e fornire informazioni, mantenere i contatti e la messaggistica sotto controllo, tutto tramite lo stesso programma. Le numerose funzioni di Outlook possono “comunicare” tra loro, sincronizzando informazioni per rendere l’utilizzo più immediato. Vediamo come.

Che cos’è il programma Outlook

Pur essendo parte del pacchetto Office, che comprende ache Word, Excel, Power Point e altre applicazioni, Outlook può essere scaricato separatamente. Il software è compatibile sia con computer (anche Apple) che con dispositivi mobili (Android o iOS).
Come software PIM è in grado di importare informazioni e sincronizzarsi con quei dispositivi definiti PDA (Personal Digital Assistent), ovvero cellulari di ultima generazione e palmari. Outlook supporta anche il protocollo iCal, dunque può importare ed esportare appuntamenti e contatti da risorse online.
Il programma funge da client di posta, permettendo di gestire le e-mail personali o aziendali con facilità, dalla programmazione dell’invio alle impostazioni di notifica.
Come tutte le applicazioni Office, è piuttosto intuitivo; però, specie per chi è alle prime armi (ma non solo), può capitare di utilizzare questo programma senza conoscerne il pieno potenziale.

Calendario e agenda delle attività

Per capire come funziona Outlook, iniziamo dalle funzioni utilizzate per gestire le attività.
Il calendario si presenta come un’agenda i cui giorni sono suddivisi in mezz’ore; l’utente può cambiare, tramite le impostazioni, questa suddivisione standard. Per inserire un appuntamento nel calendario basta fare doppio click sull’ora e il giorno in cui inserirlo. All’interno di un appuntamento si può specificare:

 

  • Oggetto;

 

  • Luogo;

 

  • Categoria (questa funzione può essere molto utile per i calendari aziendali, rendendo anche visivamente più chiara l’organizzazione giornaliera);

 

  • Promemoria

L’agenda delle attività permette di segnare attività che non occupano una data predefinita; la finestra che compare quando si aggiunge un’attività in agenda è molto simile a quella del calendario; quest’ultima, però, permette di inserire anche lo stato dell’attività (in corso, completata, rimandata, ecc.).

Le note e il diario

La funzione Note permette di dire addio ai post-it cartacei. Creare e modificare una nota in Outlook è semplicissimo; il programma permette di inserire le note anche a vista sul desktop, in modo che siano visibili all’utente mentre lavora (ottimo se bisogna avere dei dati da consultare mentre si sta operando al PC). Note può essere aperto in qualunque cartella Outlook; per chi avesse necessità di usare questa funzione spesso, va sottolineato che è possibile anche aprire le note tramite una scorciatoia della tastiera (su PC: CTRL+MAIUSC+N).
Il diario consente di registrare automaticamente interazioni di vario tipo, dalla messaggistica web alle conversazioni telefoniche, secondo le modalità scelte nelle impostazioni; queste interazioni vengono salvate tenendo conto della linea temporale, così che l’utente possa verificare il lavoro svolto, la durata e l’ordine delle proprie azioni. Diario può conservare anche informazioni sulla creazione e la modifica di altri file creati con Microsoft Office.

Come funzionano i contatti

Il programma Outlook consente una gestione ottimale dei contatti personali e professionali.
La sezione Contatti consente, naturalmente, di creare nuovi contatti da zero, ma anche partendo da una e-mail ricevuta. I contatti inseriti possono essere organizzati nella maniera preferita dall’utente, secondo un ordinamento tramite nome oppure cognome.
Ogni nuovo contatto, successivamente, può essere modificato aggiungendo diversi dettagli, dalla foto a delle note specifiche, oppure ampliando o cancellando i recapiti del contatto; questo potrà essere inserito in categorie create dall’utente, per una consultazione più facile.
Outlook dà la possibilità di facilitare la vita d’ufficio con un programma che consente un elevato grado di organizzazione e facilità di modifica e aggiornamento. Una funzione molto utile per chi deve interfacciarsi un elevato numero di persone è quella di collegare un contatto a un altro (o più): in quel caso, i contatti verranno visualizzati sotto un unico nominativo.

La posta elettronica

Outlook consente di gestire la posta elettronica in tutta sicurezza, grazie ai filtri antivirus e antispam che vengono costantemente aggiornati per proteggere dati e informazioni sensibili.
Anche nella gestione della posta è consentita un’organizzazione ottimale: i messaggi possono essere raggruppati e filtrati secondo le esigenze dell’utente; tali filtri possono essere cambiati ed eliminati con facilità, a seconda delle esigenze.
I messaggi di posta possono essere comodamente formattati; inoltre, è presente la funzione di correzione del testo (per segnalare errori ortografici e grammaticali) e quella di auto completamento per quanto riguarda l’inserimento degli indirizzi e-mail. Outlook supporta i file CSV, assolutamente necessari per importare o esportare, tramite messaggio di posta, tabelle o database.
Sarà possibile accedere alla propria posta tramite computer,smartphone o tablet senza limitazioni. Anche nella posta è possibile navigare con le scorciatoie da tastiera, per usufruire del servizio in maniera rapida ed efficiente.

Come iniziare a usare il programma

Per poter usufruire delle notevoli funzioni del programma, è necessario scaricare e configurare Outlook correttamente. Durante la configurazione (ma anche successivamente) potrete decidere di gestire anche altri indirizzi e-mail con questa applicazione. Outlook, infatti, può supportare i maggiori provider di posta elettronica, permettendo di avere sempre a portata di click tutte le informazioni e le comunicazioni di cui abbiamo bisogno.
Una volta configurata la posta, si potrà iniziare subito ad amministrare la propria messaggistica. Lo step successivo è quello di passare alla gestione dei contatti e del calendario, creando le giuste connessioni e categorie per rendere la fruizione di queste pagine immediata.
Outlook consente di semplificare enormemente il lavoro, basterà prendere familiarità con gli strumenti messi a disposizione e iniziare a organizzare i propri impegni. In breve tempo, una volta apprese le funzionalità del programma, Outlook diventerà sicuramente irrinunciabile per la vita d’ufficio e non solo.

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