Organizzare un evento sportivo: tutto quello che c’è da sapere

Organizzare un evento di carattere sportivo non è affatto semplice come si potrebbe credere, dal momento che si tratta di un’attività che comporta la considerazione di varie dinamiche. Cerchiamo di capire quali siano le linee guida a cui fare riferimento e anche i requisiti che dovrebbero essere rispettati per fare in modo che tutto vada per il verso giusto.

Spesso e volentieri, l’organizzazione di un simile evento richiede una mole di lavoro e delle competenze per cui diventa molto complicato fare tutto da soli. Se nella propria azienda o associazione non si dispone di risorse adeguate, ecco che inevitabilmente bisogna fare riferimento ad un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi e di allestimenti per manifestazioni di qualsiasi tipo.

Attenzione alle scadenze

Il primo aspetto da valutare è relativo chiaramente alle tempistiche: un evento sportivo, nella maggior parte dei casi, è una manifestazione che coinvolge diverse persone, tra cui ovviamente gli atleti, gli allenatori, tutto il resto della squadra, ma anche ovviamente il pubblico, nonché lo staff che si occupa dell’organizzazione e del buon funzionamento dell’evento.

Prima di tutto, è fondamentale analizzare a fondo la portata dell’evento stesso: stiamo parlando di un torneo ufficiale oppure di una semplice amichevole, ovvero una gara non competitiva, in cui magari lo scopo è educativo?

Nella maggior parte dei casi, per le manifestazioni di maggiore importanza, la cosa migliore da fare è quella di cominciare a provvedere già dodici mesi prima. In tal modo, si potrà avere un’idea più chiara e precisa sul numero dei partecipanti, si può prenotare l’impianto sportivo trovando una data disponibile, ottenere le varie autorizzazioni e così via. Qualora la competizione abbia carattere solamente amichevole, con molti meno partecipanti, allora che si dovrebbe cominciare lo studio e l’analisi dell’organizzazione dell’evento dai sei fino ai nove mesi prima.

La scelta della location

Un altro aspetto molto importante da valutare è certamente quello di scegliere la location più adeguata per il proprio evento. È fondamentale che la location in questione si trovi in una zona che sia facile da raggiungere per tutti i partecipanti. Ad esempio, se l’intento è quello di organizzare un torneo provinciale, è bene non uscire fuori dai confini di quest’ultima.

A questo punto, si possono fare adeguate riflessioni sull’attività sportiva principale. Bisognerà controllare che la struttura sia adeguata e che rispetti tutte le regole previste dalle normative in tema, come ad esempio la lunghezza e larghezza di un campo di calcio, piuttosto che la profondità delle vasche di una piscina. Successivamente, bisognerà valutare con calma e scrupolosità pure l’attrezzatura degli spogliatoi e che siano presenti in numero sufficiente per le squadre partecipanti.

Un altro elemento da tenere chiaramente in considerazione è legato alla presenza di un parcheggio che possa contare su un numero di posti sufficiente per poter ospitare tutti i partecipanti all’evento, così come i collegamenti con i vari mezzi pubblici. In seguito, sarà arrivato il momento di definire il budget: è importare fare un’analisi dei costi molto precisa, in maniera tale da non tralasciare nemmeno il più piccolo dettaglio, stabilendo le iscrizioni a pagamento per le squadre e, nel caso, il prezzo da far pagare per il biglietto di ingresso ai partecipanti.