Comunicazione visiva in ufficio: come gestirla

Tramite la comunicazione visiva, spesso, è possibile esprimere – in modo succinto e chiaro – concetti altrimenti difficili da spiegare: ecco perché è molto utile per comunicare in ufficio.

La comunicazione visiva in ufficio per lavorare meglio

I malintesi e le incomprensioni, si sa, minano il successo di ogni attività umana: sin dal dialogo più semplice tra amici, passando per la collaborazione tra colleghi per lavorare ad un progetto, sono tantissime le situazioni della vita quotidiana in cui, un errore di comunicazione, può davvero costare molto caro, soprattutto quando ci si relaziona con altre persone estranee. In ufficio, quindi, spesso è meglio usare dei pennarelli per le lavagne magnetiche e luminose a led anziché strumenti più complicati per riuscire ad esprimere concetti e strategie da attuare per svolgere determinate mansioni, proprio perché è più immediato e semplice comunicare in questo modo con gli altri.

D’altro canto, organizzando le riunioni e gli incontri di lavoro in questa maniera, da una parte è possibile risparmiare del denaro per l’acquisto di software ed hardware per la comunicazione, che spesso non sono nemmeno tanto semplici da usare e, dall’altra, si dà maggior libertà espressiva a chi deve esporre un certo argomento, affidandogli una lavagna ed un pennarello come unici strumenti. Il contatto tra colleghi, la naturale collaborazione che si manifesta con un dialogo che si svolge di persona, sono essenziali perché la comunicazione di strategie ed obiettivi di lavoro avvenga correttamente, senza che ci siano degli equivoci: e con l’ausilio della comunicazione visiva, tutto ciò avviene spontaneamente, senza i limiti che, ad esempio, impongono i device elettronici in una comunicazione “naturale”.

Chiarezza e facilità nella comunicazione in azienda

Per quanto infatti i dispositivi mobili di vario genere possano disporre di un gran numero di funzioni e di soluzioni tecnologiche utilizzabili allo scopo di lavorare in modo più semplice e veloce, in realtà, le stesse non sempre sono su misura per quanto riguarda le abitudini e le capacità individuali, giacché non tutti hanno la medesima dimestichezza nell’uso di questi apparecchi.

D’altro canto, poi, la spersonalizzazione che si viene a creare in un modello comunicativo come questo, come del resto lo stress di interagire costantemente con questi messaggi che provengono da tanti mittenti differenti nello stesso momento, senza che vi sia un coordinamento in tempo reale tra coloro che parlano, sono tutte ragioni per le quali una comunicazione visiva alla vecchia maniera, spesso, aiuta a commettere meno errori nel lavoro. Nel corso degli ultimi anni, infatti, vi sono stati esempi eclatanti di aziende rinomate a livello mondiale che, di fronte al vorticoso incremento di input comunicativi, hanno deciso di ripristinare la riunione con il contatto personale quale soluzione per risolvere le problematiche di lavoro, comunicando con metodi tradizionali.

Se da una parte anche le videoconferenze possono permettere di interagire e di discutere su determinati argomenti esposti, dall’altra, questi strumenti talvolta non permettono a tutti di avere un approccio proattivo come potrebbe avvenire invece in un incontro di lavoro in ufficio. Del resto, nell’era della comunicazione, quanti messaggi di posta elettronica cadono nel dimenticatoio, magari perché nella propria casella arrivano fin troppe informazioni nello stesso momento?

Che cosa usare per comunicare in ufficio

Per questo motivo, se da una parte è indubbiamente comodo ed intelligente utilizzare i dispositivi elettronici fissi e mobili per svolgere un gran numero di compiti, dall’altra, forse per discutere di qualche argomento importante è ancora meglio prendersi del tempo, convocare i colleghi in riunione e comunicare tramite la vecchia cara lavagna con i pennarelli. Talvolta, infatti, tratteggiare qualche disegno a complemento di ciò che si sta dicendo, è il miglior modo per aiutare le persone a ricordare più a lungo ciò che hanno sentito dire dagli altri, sfruttando a questo proposito anche tutto il potenziale dell’associazione di idee tra parole ed immagini.